Según lo acordado por el Foro Internacional de Acreditación IAF y el Comité de ISO acerca de la conformidad de Evaluación, se ha establecido un período de transición para este estándar de 3 años a partir de la fecha de publicación de la norma ISO 14001: 2015. Ademas se estableció que durante el primer año de vigencia de este estándar internacional, la organización o compañía interesada en implementar este sistema, tenia la potestad de elegir si deseaba auditar su Sistema de Gestión Ambiental de acurdo a la nueva versión de la norma o a la antigua.
Sin embargo transcurridos la mitad del periodo de transición establecido (18 meses), la organización ya no podrá certificar esta norma según la antigua versión 2004. Donde ademas se debe indicar que una vez transcurrido los 3 años dispuestos para la transición a esta nueva norma, la versión 2004 de la norma ISO 14001 dejará de ser válida y Cualquier tipo de certificado que exista en base a ella quedarán simplemente anulados, sin validez alguna.
Etapas de la transición a la nueva versión
De acuerdo a los criterios mencionados lineas arriba se puede resumir en los siguientes puntos, el proceso de transición que ha pasado este estándar:
- Fecha de Publicación del borrador FDIS – Junio 2015.
- Fecha de Publicación de la nueva norma ISO 9001:2015 e inicio del periodo de transición – 15 de Septiembre 2015.
- Fecha de Fiscalización del periodo de transición, así como la caducidad de los certificados obtenidos bajo la versión 2004 de la norma – 15 Septiembre 2018.
De esta manera las empresas que certificaron un sistema de gestión ambiental bajo la norma ISO 14001 en su versión 2004, solo estuvo vigente su certificado hasta 3 años después de la publicación de la nueva norma, es decir a partir del 15 Septiembre 2018, solo eran validos los certificados obtenidos bajo la nueva versión de este estándar internacional, por lo que todas las empresas que mantenían el certificado anterior debieron haber iniciado la transición hacia la norma ISO 14001:2015.
De esta manera muchas empresas actualizaron su certificado al nuevo estándar, a través del cual mantienen sus sistema de gestión ambiental vigente, adoptando el nuevo enfoque y cumpliendo con el nuevo alcance de la nueva norma ISO 14001.
Entidades que definen el proceso de transición
Para la ejecución del proceso de transición, se tiene la participación de 5 importantes organizaciones las cuales están involucradas en este proceso y son las siguientes:
Organización Internacional de Normalización – ISO
Esta entidad interviene en el proceso de transición de la norma, ejecutando una serie de tareas, encargándose básicamente de:
- La publicación del borrador final de la norma (FDIS), siendo este documento una referencia, a partir del cual las organizaciones planifican e inician los procesos de formación a los auditores y ejecución de auditorías de certificación.
- La publicación oficial de la Norma Internacional (ISO 14001:2015).
- El retiro de la versión anterior de esta norma.
- La invalidación de la norma anterior (2004), lo cual consiste la cancelación de los certificados obtenidos bajo la norma 2004, una vez concluya el periodo de transición.
Foro Internacional de Acreditación – IAF
Este organismo en coordinación con ISO, se encarga de publicar un documento de orientación para el proceso de transición. Para ello este documento es elaborado de acuerdo a las instrucciones y recomendaciones aplicables a Organismos de Acreditación y Organismos de Certificación. Ademas proporciona un marco de referencia sobre el proceso de transición para los Organismos de Certificación, así como para los Organismos de Acreditación, brindando ademas información sobre los plazos establecidos para este proceso.
El Organismo de Acreditación.
La misión de este organismo es ampliar las orientaciones del IAF y definir los requisitos específicos aplicables a sus Organismos de Certificación acreditados.
El Organismo de Certificación.
Este organismo actúa en función de los requisitos y orientaciones de ISO, IAF y el Organismo de Acreditación, en donde en base a dichas directrices planifica el proceso de transición. Se dice que el proceso de transición puede variar de una organización a otra, lo cual se ve influido por la actuación del Organismo de Certificación, quien tiene que gestionar el proceso de transición.
La organización certificada.
La organización es la empresa o compañía aspirante a una certificación bajo el nuevo estándar, que para lograr dicho objetivo deberá trabajar con su Organismo de Certificación a fin de implementar una estrategia eficiente que le permita tener su proceso de transición exitoso.
Auditorias para el proceso de transición de la norma
Para ejecutar un proceso de transición, se puede optar entre dos opciones, que por sus características podrían ser aplicables según el tipo de organización:
Auditoría única.
Cuando el proceso de transición se realiza a través de una auditoría única, es decir una auditoría a una organización que tiene el certificado de la versión anterior, a fin que logre obtener la nueva versión de esta norma. Mediante esta auditoria se verifica la conformidad con los requisitos y la estructura de la nueva norma ISO 14001:2015, y en caso de estar todo conforme, se concede el certificado.
Esta auditoría puede reemplazar a una auditoría de seguimiento, de re-certificación o de ser el caso puede denominarse como una auditoría especial. De acuerdo a recomendaciones del IAF, sugieren que dicha auditoria debe ser realizada por auditores calificados en la nueva norma, y ademas podría ser una auditoría más larga que se realizaban de manera rutinaria para evaluar la anterior versión de la norma.
Si luego de esta auditoria, los resultados son conformes se podrá conceder a la compañía, la certificación basada en la nueva norma ISO 14001:2015, no obstante si los resultados no son conformes, la organización no podrá obtener la nueva certificación, pudiendo ademas perder su certificación actual.
Auditoría por etapas.
Esta auditoria se aplica si en caso la organización optó por un proceso de transición por etapas, donde dicha auditoria no se realiza de una sola vez, sino durante un periodo de tiempo, en el que se ejecutan de acuerdo a la necesidad, varias auditorías de certificación, ya sean de seguimiento o de recertificación, siendo todas ellas parte de las auditorías de este tipo de proceso.
Previo al proceso de transición por etapas, se debe implementar un plan maestro, donde se debe indicar el número de auditorías, y ademas se debe establecer que parte de la norma se va a evaluar en cada una de esas auditorías. Ademas se debe incluir la organización y el Organismo de Certificación participante, donde para obtener la certificación, se debe lograr por parte del ente certificador una evaluación positiva, donde se demuestra el cumplimiento de todos los requerimientos del nuevo estándar.
Asimismo todos aquellos incumplimientos detectados durante la auditoría por etapas, relacionados con la norma antigua, se gestionarían de la forma habitual, mientras que las cláusulas conformes respecto a la nueva ISO 14001:2015 se registrarán y documentarán, siendo el objetivo cumplir con todas las exigencias del nuevo estándar, para finalmente tomar una decisión respecto al otorgamiento de la certificación respectiva en la nueva norma.