Sin duda alguna cuando se implementa un sistema de gestión uno de los temas mas críticos es generar la documentación necesaria que le brinde el respaldo necesario al sistema que se desea implementar, precisamente esta es una de las tareas mas difíciles de concretar durante todo el proceso para establecer un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo a la norma ISO 45001:2018. No obstante el nuevo enfoque mas estructurado de esta norma, hace que el tema de la documentación no sea la tarea mas engorrosa durante la implementación de este sistema.
Tipos de Documentación
Dentro del manejo de la documentación según el estándar ISO 45001.2018, existe dos tipos de documentos. Recordar que este estándar se rige bajo el principio del modelo de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), esto implica que las cláusulas que se generen deben encajar en una o más de esas cuatro secciones. Dentro de los tipos de documentos se destaca:
Información documentada que se debe “mantener”
Dentro de este tipo de documentación se hace referencia a todos aquellos documentos que se encuentran sujetos a revisión y actualización, se encuentran en las cláusulas del plan de la norma ISO 45001. Por ejemplo se tiene la declaración de políticas (a cargo de la alta dirección), responsabilidades y autoridades, objetivos o metas de seguridad y salud en el trabajo, así como los registros de riesgos o amenazas, oportunidades, requisitos legales entre otros.
Información documentada que debe ser “retenida”
Aquí se hace referencia a los registros que proporcionan la evidencia de las actividades que se han ejecutado, es decir si no hay registros no se puede demostrar que alguna tarea se haya hecho. Por tanto en estos documentos se registran las acciones que se planifican y se ejecutan, al igual que sus resultados. Estos documentos se generan usualmente en las secciones de Verificar y Actuar del principio PHVA, que corresponde a las cláusulas 9 y 10, pero también podría generarse en la sección Hacer que corresponde a las cláusulas 7 y 8.
Categorías de documentación ISO 45001
La documentación del estándar internacional en seguridad se clasifica en dos categorías, la primera es lo que exige la norma ISO 45001 y la segunda, lo que la empresa considera necesaria para realizar una operación eficaz en la implementación del sistema, donde la documentación que pertenece a esta ultima categoría, se genera usualmente en el nivel operacional, que básicamente consiste en procedimientos operativos estándar, instrucciones o instructivos de trabajo, entre otros.
Por tanto estos documentos pertenecerían a la sección Hacer del estándar, es decir a parte de la cláusula 7 y cláusula 8.
Estructura de la documentación
Si se desea estructurar la documentación del estándar de seguridad, se la podría clasificar en cuatro niveles, que básicamente responden a interrogantes primarias, tal como se muestra en el siguiente esquema:
Documentación Nivel 1
Aquí se encuentra la información de política, la cual debe ser comunicada por la alta dirección para establecer una base sobre la cual se establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El texto debe ser coherente y ademas debe mostrarse alineado con la dirección estratégica de la empresa. En este nivel se tiene la menor cantidad de contenido en cuanto a documentación, sin embargo se le considera el más importante.
La información documentada de este nivel se genera en base a los compromisos asumidos por el mismo. Esta documentación como parte de la interrelación del sistema, hará referencia a la documentación del nivel 2, donde debe encontrarse la información mas detallada.
Documentación Nivel 2
Esta documentación maneja ya el detalle de los riesgo y oportunidades del sistema de Seguridad y salud en el trabajo que mantiene la compañía. La información de estos documentos representan también gran importancia sobre el sistema, ya que entre otras cosas se incluye las acciones que se adoptaran para eliminar o mitigar los riesgos y sacra el máximo provecho a las oportunidades que se presenten, estableciendo para ello planes de acción, que se ejecutan como parte de los procesos, lo cual debe estar ya contemplado en los planes operativos.
Asimismo se debe documentar los planes de emergencia de seguridad y salud en el trabajo, donde ademas de identificarlas, se debe incluir un procedimiento detallado de las acciones a tomarse en caso de manifestarse alguna emergencia específica. Recordar que los planes de acción se diseñan para implementarse de manera idónea en las diferentes funciones y niveles donde son aplicables, ya que ello mantendrá y mejorará el sistema.
Es importante en este nivel que toda la información se ordene de tal manera que estructuralmente existe documentación especifica para cada departamento o sección de la empresa, lo cual le facilite el cumplimiento de sus funciones. Precisamente por el hecho que casi siempre todos los procesos son interdependientes, se debe evitar documentación ambigua o inconexa, pero siempre cumpliendo la estructura de la norma ISO 45001..
Finalmente una vez identificados los peligros, los riesgos, las oportunidades, los objetivos y los requisitos legales y de otra índole, generalmente se deben registrar con referencias cruzadas, pudiendo compilarse dicha información en un solo documento, para no perder el enfoque global de la norma, que debe plasmarse también en los documentos generados y mas en los registros, ya que representan evidencia para el ente normativo o en caso de auditorias internas o externas.
Documentación Nivel 3
Este tipo de documentación comprende instrucciones especificas de trabajo, que se genera cuando se determine que son necesarias. Esta información se referencia de igual modo a la documentación del nivel 2 y se caracteriza por establecer una serie de acciones específicas aplicables ala operatividad de cada sección de la compañía, sin embargo esto debe ir determinado por una serie de factores como el nivel de riesgos, la competencia o la obligación legal.
Documentación Nivel 4
En este nivel de documentación se contempla los registros generados luego de la ejecución de las actividades que se han planificado previamente. Generalmente estos documentos son producto de los diferentes procesos de evaluación del desempeño de la compañía en materia de seguridad y salud en el trabajo, mediante el cual se mide el rendimiento del sistema. dentro de estos procesos de evaluación se tiene los procesos de monitoreo y medición de los controles operacionales, así como el cumplimiento de los requisitos legales, objetivos del sistema y las auditorías. Pero también se generaran registros de incidentes, accidentes, no conformidades y acciones realizadas, como parte del proceso de retroalimentacion del sistema, lo cual permitirá alcanzar la mejora continua.