Sin duda alguna uno de los temas mas importantes en la nueva norma ISO 9001:2015 es definir adecuadamente el alcance de la empresa. Tener en cuenta que ahora ya no hay exclusiones, lo cual parecería complicar un tanto el enfoque inicial. Lo importante es definir el alcance bajo la norma ISO 9001, establecido en el literal 4.3 del capítulo 4.
Lo fundamental es establecer los criterios para redactar el alcance desde cero, o si se requiere también se puede realizar la transición a la nueva norma. Las pautas a tomarse en cuenta en la definición del alcance son varias, sin embargo debe primar el sentido común respecto a la naturaleza del negocio.
Criterios para definir el alcance
El análisis del contexto de la empresa
En principio para definir el alcance, se debe conocer el contexto en el que se encuentra la empresa, realizando un análisis interno y externo de la empresa. Es importante la objetividad al momento de recabar esta información.
Lo importante es hacer uso de las herramientas necesarias que proporcionen la información idónea para conocer la realidad de la empresa. Es fundamental por tanto contar con una idea o conjetura exacta de la real situación de la organización.
Los requisitos de las partes interesadas
Previamente a la definición del alcance, es necesario identificar todas las partes interesadas y definir asimismo todos sus requisitos. Según la norma ISO 9001 versión 2015, la parte interesada se define como algo mas especifico que tener un enfoque únicamente al cliente. Por tanto resulta vital tener en consideración todas las partes interesadas pertinentes.
-Todas estas partes interesadas generalmente son aquellas que generan un riesgo significativo para la sostenibilidad de la organización. Esto se produce principalmente cuando las necesidades y expectativas de estas partes no se cumplen.
-De esta manera las organizaciones definen qué estrategias deben emplearse y que resultados son necesarios para proporcionar a las partes interesadas. Básicamente toda esa planificación debe ir enfocada a reducir el riesgo inherente a dichas partes.
-Por esto las organizaciones buscan atraer y conseguir el apoyo de las partes interesadas pertinentes, ya que esta gestión depende el éxito de una organización.
¿Qué productos y servicios ofrece mi organización?
Es importante conocer cuales son los productos o servicios que una organización ofrece y cuáles son los procesos que están asociados a estas actividades productivas. Para ello durante el análisis se debe realizar el siguiente cuestionamiento, expresado en las preguntas:
- ¿Se vende tan solo un solo producto?
- ¿Se ofrece garantías o servicios postventa?
- ¿Distribuimos nosotros el producto?
- ¿Subcontratamos algo en la cadena de suministro?
Límites y aplicabilidad del alcance
Para definir el alcance de un sistema de gestión es factible incluirse la totalidad de la empresa. Además se puede incluir funciones específicas e identificadas de la empresa, considerando para ello secciones específicas por la empresa. Al final es fundamental detectar ya sea se trate de una o más funciones dentro de un grupo de empresas. Al respecto la norma ISO 9001 indica claramente que se debe establecer los límites y la aplicabilidad de los sistemas de gestión de calidad.
Conocer lo que significa límite y aplicabilidad en este contexto de identificación, debe tomarse desde la siguiente perspectiva:
Límites
Si bien es cierto esta definición es mas sencilla en una empresa pequeña, donde se conoce claramente los límites de esta. En cambio esto no ocurre en una organización que tenga una sede principal y varias filiales o sedes operativas como sucede en el caso de las corporaciones. es así que de acuerdo a la norma ISO 9001 se debe ir un poco más allá y preguntarse hasta dónde la responsabilidad con un producto/servicio. Incluso debe considerarse si se cuenta con servicio postventa y si existe además de ello algún tipo de garantía a los productos o servicios ofrecidos.
Aplicabilidad
Es importante destacar que ahora la norma ISO 9001 en su versión 2015 ya no se centra en exclusiones. Ahora se centran en definir cuáles son los requisitos que afectan a la empresa y a los productos o servicios de las organizaciones.
El alcance es información documentada obligatoria
Una vez que se tiene todo claramente establecido, es necesario redactar el alcance definido y mantenerlo como información documentada. Para ello se puede optar por imprimirlo o mantenerlo en formato digital, ya sea en pdf, en ppt o en el formato que la empresa considere mas idóneo. Lo importante es tenerlo a la mano ya que esta información es una de las primeras cosas que solicitarán los auditores cuando se desarrolla una auditoría de certificación.
Se puede decir entonces que el alcance no tiene un tamaño establecido, sin embargo deberá incluirse suficiente información para establecer claramente qué es lo que cubre exactamente cada uno de los procesos considerados en el sistema de gestión de calidad de una organización.
Resulta fundamental entonces dejar en claro, qué aspectos se incluye y que no y tener el sustento necesario en caso se requiera justificar de manera contundente la no aplicabilidad de cualquier requisito. Además es necesario que se comunique y se conozca esta información por todos los miembros de la organización, ya que a partir de ello se generaran las respuestas necesarias durante un auditoria. Finalmente el conocimiento de esta información es indispensable para asegurar la certificación o la renovación de la misma.