La gestión documentaria ISO 9001, representa una parte fundamental dentro de un estándar internacional para implementar un sistema de gestión de calidad (SGC). Recordar que la norma experimentó una modificación en septiembre de 2015 que implicó una nueva estructura con la eliminación, modificación y adición de nuevos requisitos. Este artículo se centra en las modificaciones en la gestión documentaria, específicamente en el punto 4.2 que fue sustituido por el punto 7.5 bajo el nombre de información documentada.
Como llevar adelante la gestión documentaria ISO 9001
Se sabe que la modificación afecta el desarrollo de la norma, incluyendo aspectos clave que hay que tener en cuenta. También se debe abordar la importancia de la gestión documental para el buen funcionamiento de una empresa. Incluso influye en los factores determinantes que afectan el volumen de información documentada que una empresa necesita.
Lo importante para una gestión documentaria eficaz es mantener siempre el orden respecto a toda la información que se manejara en el sistema. Esto implica también designar a personal competente para esta actividad, con la capacidad de llevar un control idóneo de esta información.
Documentación exigida por ISO 9001
El estándar internacional de Calidad exige una serie de documentos para una implementación adecuada y efectiva. Es así que la nueva norma ISO 9001:2015 requiere que un SGC incluya la información documentada especificada por la norma ISO 9001, así como la información documentada que la empresa considere necesaria. Esto puede variar según el tamaño de la empresa, el tipo de actividad, los procesos, productos y servicios, la complejidad de los procesos y la competencia de las personas. Se discuten los requisitos para la creación y actualización de información documentada, la protección y disponibilidad de la misma, y la clasificación y el acceso a la información.
La nomenclatura “información documentada” reemplaza los términos “procedimientos” y “registros”. También se discute el hecho de que la norma ya no exige un manual de calidad, aunque las empresas pueden seguir usándolo si lo desean. En general, se deben cumplir requisitos específicos de gestión y mantenimiento de la información documentada, sin especificar su alcance. Esto dependerá del tipo, tamaño y complejidad de la empresa y sus procesos.
Cuidado de la información documentaria
Para asegurar el éxito de un Sistema de Gestión, es necesario crear y actualizar información documentada, asegurarse de que esté disponible y adecuada para su uso. Además esta información debe protegerse adecuadamente, determinando el sistema que mejor se adapte a la empresa para su distribución, acceso, recuperación y uso. Asimismo esta documentación hay que almacenarla y conservarla adecuadamente, llevar un control de cambios y determinar cómo retenerla y cuánto tiempo estará disponible.
Adoptar un sistema de calidad, como el propuesto por las normas ISO, representa una decisión estratégica fundamental para el desarrollo de una empresa. Por tanto el manejo es a todo nivel, y es importante mantenerse al tanto de las modificaciones y perfeccionar el sistema continuamente.