Para planificar cambios aplicando ISO 9001 en una compañía, primero se debe analizar la esencia de esta norma respecto a los cambios organizacionales. Para esto la empresa como organización tendrá que determinar cuál es el motivo que justifica la necesidad de cambio. De esta manera se puede programar un cambio en base a una necesidad generada para alcanzar los objetivos deseados, controlando y asumiendo las consecuencias probables.
Como se sabe la norma ISO 9001:2015 busca servir como herramienta de tipo preventivo para no llegar a la etapa correctiva. Todo esto con el objetivo de evitar pérdidas en las organizaciones, lo que se logra a través de un enfoque basado en riesgos.
Se dice que una empresa es competitiva mientras mantenga o desarrolle su capacidad de lidiar con los cambios internos como externos. De esta manera se busca limitar la ocurrencia de un impacto negativo o también promover cambios que aprovechen las fortalezas de un equipo. Por tanto el Sistema de Gestión de la Calidad – SGC tendrá que ser aplicado como una herramienta que facilita el cambio.
Evaluación y planificación de los cambios
Cuando una compañía evalúa sus necesidades y determina que necesita implementar cambios, se tendrá que planificar elaborando un programa. Esto quiere decir que no hay cambios espontáneos, sino que estos deben ser planificados para que resulten exitosos. Recordar que la planificación asegura la integridad de un sistema de gestión, y el cumplimiento de los requisitos que se pueda requerir.
Los cambios que se desean pueden tener distintas causas, buscando distintos fines como tratar riesgos o eliminar no conformidades. Lo cierto es que siempre se debe buscar mejorar el desempeño de la Organización, a fin de estar en la capacidad de corregir probables errores. Recordar que estar preparados para afrontar contingencias permitirán asegurar la integridad del sistema.
Generalmente para garantizar la eficacia de un sistema durante su implementación se debe documentar el avance. Esto permitirá realizar un adecuado seguimiento y ejecución independientemente de lo complejo que resulte en la aplicación de dicho sistema. Se dice que una documentación de calidad respaldará los posibles cambios, facilitando así su ejecución. Por tanto para planificar los cambios será útil establecer y documentar todas las entradas y salidas previas a la planificación.
Aspectos a considerar al planificar los cambios
Para planificar cambios aplicando ISO 9001, la organización tendrá que tener en cuenta los siguientes aspectos:
Evaluar el propósito de los cambios a implementar.
Es decir, para tener éxito en planificar cambios aplicando iso 9001, se debe analizar por qué se va hacer y qué se pretende lograr con el cambio.
Evaluar potenciales consecuencias.
Esto implica analizar el probable impacto del cambio en la eficacia de los procesos. Además, debe considerarse el efecto en la conformidad de los productos y servicios; que se ofrece a los clientes. Evaluar así mismo si también afecta los objetivos de la calidad y en las estrategias operativas para alcanzarlos. Esto nos lleva a analizar también que aspectos podrían verse afectados, originando así deficiencias durante el cambio.
Revisar la integridad del SGC.
Esto implica determinar el impacto en el SGC, si se aplica nuevos procedimientos y si se aplican las mismas disposiciones del SGC. Asimismo se debe determinar la asignación de roles en el personal y los niveles involucrados en el cambio a implementar.
Evaluar la disponibilidad de recursos.
Esto consiste en determinar cuáles son los recursos necesarios para ejecutar el cambio deseado. Asimismo definir el personal que se verá involucrado, definiendo además si esto implica una modificación en sus competencias, o quizá una variación en los equipos o infraestructura actual.
Definir la asignación de responsabilidades.
Que consiste en definir la necesidad de asignar responsabilidades y encargaturas o autoridades. Esto también podría representar crear nuevos puestos con sus respectivas responsabilidades.
Acciones para planificar cambios aplicando iso 9001 óptimamente
En principio se debe definir cuáles son las entradas y salidas a considerar en la planificación de los cambios. Si bien es cierto que la norma ISO 9001 no exige llevar una documentación sobre esta parte, es altamente recomendable mantener la información documentada. Esto servirá como referencia o guía a las personas involucradas en la planificación del cambio.
También se debe evaluar e identificar los riesgos que involucra estas actividades y las posibles consecuencias fortuitas que puedan presentarse. Para ello se debe tener una descripción detallada de los cambios que deben realizarse, a fin de facilitar la detección de debilidades. No obstante para ello debe contarse con personal calificado que garanticen el éxito del cambio buscado.
Un aspecto importante es documentar las actividades que se realicen, que incluye inspecciones de conformidades, tareas programadas, cronogramas de ejecución, responsabilidades, presupuestos, asignación de recursos e información complementaria. Si bien es cierto este tipo de documentación no es un requisito de la norma ISO 9001, pero facilita la ejecución optima de las tareas programadas.
Se debe comunicar sobre el cambio a las partes interesadas tanto internas como externas. Asimismo, se debe evaluar la eficacia del cambio, determinando si se logro los objetivos, y de esa manera se podrá definir si la planificación del cambio resulto eficaz. Finalmente se debe evaluar si se cumplieron los plazos y si los recursos asignados resultaron suficientes.
Como se da conformidad a los cambios
Para esto es necesario demostrar que:
Los cambios se realizan de manera planificada y sistemática.
Se tiene pleno conocimiento del objetivo del cambio y sus probables consecuencias, teniendo además una evaluación concisa de los posibles riesgos que dichos cambios acarrean.
Se cuenta con la disponibilidad de material humano capacitado, infraestructura adecuada y recursos asignados, que permiten contar con un adecuado programa de medición y monitoreo.
Los cambios experimentados se van dando de acuerdo a la política de la calidad, y de esa manera se va cumpliendo con los objetivos definidos por la alta dirección. Finalmente todos estos cambios representaran el éxito de una adecuada planificación de los mismos.