Consideraciones sobre el proceso de transición a la nueva ISO 9001
El proceso de transición a la nueva norma ISO 9001:2015 que fue publicada el 23 de septiembre de 2015, tuvo una duración 3 años a partir de su fecha de publicación, es decir se consideró el periodo comprendido entre los meses de setiembre del 2015 hasta setiembre del 2018. Esto quiere decir que de igual modo la norma vigente seguirá teniendo validez hasta 3 años contados a partir de la publicación de la nueva norma, o dicho en otras palabras estuvo vigente mientras duraba el proceso de transición a la nueva norma.
Una vez concluido el periodo descrito, los certificados que mantenía una organización de la norma antigua dejaban de ser válidos, por lo cual todas las organizaciones que aun mantenían el antiguo estándar y deseaban conservar su certificado obtenido para la implementación de un sistema de gestión de calidad, tenían que iniciar la transición hacia la nueva norma, proceso que debió ser previamente planificado considerando los tiempos otorgados para su validez, ya que de lo contrario podía costarles la certificación, perjudicando así los intereses de la compañía.
Ademas se debe indicar que las nuevas certificaciones tampoco se dieron en periodos menores al plazo otorgado, ya que también se tuvo que planificar que los auditores de los entes certificadores reciban una capacitación intensiva sobre los nuevos aspectos relacionados con el nuevo enfoque de la norma, y mientras estos no estén plenamente preparados para auditar bajo los nuevos criterios de la norma, debido a los cambios de la nueva ISO 9001,
Por tanto se deduce de acuerdo a los criterios señalados, que no podían proceder a evaluar los Sistemas de Gestión, es decir un Organismo de Certificación no podía otorgar ninguna certificación hasta que no haya recibido la acreditación correspondiente, lo cual no sucedio hasta que la norma en cuestión fue publicada.
Etapas consideradas para la transición a la nueva ISO 9001:2015
Dentro de las etapas que tuvieron que pasarse para concretar la transición hacia el nuevo estándar de calidad, se puede describir lo siguiente:
- De enero a julio del 2015: Ejecutar un diagnostico general y prever los cambios, ademas se deberá recibir una capacitación sobre los criterios de la nueva norma y de esa manera fortalecer la conciencia interna sobre el tema.
- De Agosto a Octubre del 2015: Identificar y evaluar las deficiencias actuales del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización, detectadas luego de la capacitación. Además será el momento de planificar el proceso de transición y elegir para ello el método mas idóneo para ejecutarla.
- De Noviembre del 2015 a Enero del 2016: Iniciar la capacitación y formación a los auditores internos, así como también se tenía que implementar los cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad.
- Febrero del 2016: Realizar la primera auditoría por etapas, mientras se ejecutaba la auditoría de seguimiento de ISO 9001 en su versión 2008.
- De Julio del 2016 a Junio del 2017: Corregir todos los incumplimientos que se hayan podido identificar en la etapa de auditoria, y buscar adaptar el Sistema de Gestión de la Calidad, para posteriormente implementar los cambios que puedan evitar los incumplimientos.
- Julio del 2017: Ejecutar la segunda auditoría por etapas, para finalmente lograr obtener la certificación ISO 9001 en su nueva versión 2015.
Organizaciones involucradas en el proceso de transición
Las organizaciones que intervienen en el proceso de transición son 5:
Organización Internacional de Normalización – ISO
La ISO interviene en el proceso de transición bajo los siguientes puntos:
- Publica el borrador final de la norma (FDIS), lo cual es de suma importancia, ya que en base a este documento, las organizaciones se preparan para el proceso de transición, formando a los auditores y ejecutando las auditorías de certificación.
- Publica de manera oficial la Norma Internacional en cuestión.
- Retira la versión anterior de la norma.
- Se encarga de invalidar la norma anterior, lo cual implica que los certificados en base a ISO 9001:2008 sean cancelados una vez concluya el periodo de transición.
Foro Internacional de Acreditación – IAF
Este organismo conjuntamente en colaboración con ISO ha publicado un documento cuya finalidad es servir como orientación para el proceso de transición. Precisamente este documento recoge una serie de instrucciones y recomendaciones que son aplicables a Organismos de Acreditación y Organismos de Certificación, brindando de esta manera un marco de referencia sobre el proceso de transición para los Organismos de Certificación o Acreditación, facilitando de esa manera una cronología sobre este proceso. Esto viene a ser como una especie de guía para los distintos organismos involucrados en el proceso de transición.
Organismo de Acreditación.
Este organismo deberá complementar y ampliar las orientaciones que se emite en el Foro Internacional de Acreditación IAF, de modo que permita definir los requisitos específicos aplicables a sus Organismos de Certificación acreditados. Es probable que la interpretación de los criterios que se manejen varíe, ya que cada Organismo de Acreditación es distinto, por lo cual es posible que las interpretaciones de la información brindada por el IAF puedan presentar variaciones.
Organismo de Certificación
Este organismo reúne toda la información generada hasta el momento, es decir debe considerar los requisitos y orientaciones brindadas por ISO, IAF y el Organismo de Acreditación, para que a partir de ello se plantee el proceso de transición. A estas alturas también es posible que la calidad del proceso de transición experimente variaciones respecto de una organización a otra, dependiendo muchas veces de la experiencia del Organismo de Certificación, pues la eficiencia de la gestión que se ponga de manifiesto, definirá de manera mas optima el proceso de transición.
Organización Certificada
Aquí se refiere a la organización que se encuentra en proceso de certificación, la cual una vez que haya decidido mantener su certificación, deberá optar por seguir el proceso de transición bajo las etapas expuestas, para lo cual deberá trabajar con su Organismo de Certificación, a fin de implementar la mejora de la estrategia que le permita ejecutar su transición de manera exitosa que ademas de mantener su certificación bajo el esquema de la nueva norma, debe establecer métodos de mejora continua.