En el ámbito de la gestión de sistemas de calidad, es esencial comprender cómo desarrollar un checklist para una auditoría ISO 9001 en su versión 2015. Es decir, la preparación correcta de una lista de verificación para una auditoría interna de acuerdo a los requisitos exigidos por la norma ISO 9001 es vital. Debido a que dicho documento desempeña un papel fundamental en la fase de preparación y planificación de una auditoría de procesos y procedimientos de una compañía. Dicha lista, utilizada en todas las auditorías internas de calidad, deberá contener preguntas básicas relacionadas con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2015. Esto es aplicable a todos los Sistemas de Gestión de Calidad, incluyéndose también preguntas sobre la documentación relacionada con el funcionamiento de la organización.
¿Para que sirve un checklist para auditoria ISO 9001?
Sirve para revisar como va el funcionamiento de la implementación de un sistema de gestión en Calidad, bajo la norma ISO 9001. Por tanto, el checklist consiste en recabar información vital y necesaria, mediante la cual se puede auditar los Sistemas de Gestión de Calidad implementados según la norma ISO 9001:2015. No obstante, tener en cuenta que estas referencias son igualmente aplicables a la auditoría interna de cualquier otro Sistema de Gestión.
¿Qué es un Checklist para una auditoría ISO 9001?
Básicamente se trata de un registro con información básica necesaria para evaluar el estado actual de un sistema de gestión en Calidad. Por tanto, cuando un auditor interno prepara la auditoría interna del Sistema de Gestión de una organización, el primer paso consiste en revisar los requisitos de la normativa aplicable. Además, debe revisarse los procesos documentados basados en los principios de la norma ISO 9001.
Para este fin, se han establecido las listas de verificación que es una herramienta importante para el auditor interno. Estas listas no deberían ser genéricas, sino por el contrario deben adaptarse específicamente a los procesos que tiene una organización.
Por ello se recomienda que, al elaborar una lista de verificación para llevar a cabo una auditoría interna, tener en cuenta los requisitos establecidos en la norma ISO 9001. A partir de dichos requisitos, se plantearán preguntas específicas sobre los procesos propios de la organización. De esta manera se podrá recopilar información imprescindible que permitirá evaluar si los procesos cumplen con los requisitos establecidos en la normativa. Tener en cuenta que el incumplimiento de los requisitos de la norma puede implicar una perdida de la certificación.
¿Qué datos debe recopilarse según la ISO 9001 para la revisión de la alta dirección?
La información para recopilarse en el checklist durante una auditoria será vital para que la alta dirección pueda evaluar, corregir y mejorar el sistema. En cuanto a los datos que deben recopilarse según la ISO 9001 para la revisión de la alta dirección, comprende varios elementos necesarios, como son:
- Los resultados obtenidos en auditorías previas del sistema de gestión
- Los comentarios de los clientes sobre el funcionamiento del sistema de gestión
- El informe sobre el rendimiento efectivo de los diferentes procesos implementados
- El seguimiento a las acciones correctivas y preventivas
- El análisis de las acciones de revisión de la gestión
- Los cambios que podrían afectar directamente al Sistema de Gestión de Calidad
- Actas de reuniones de la alta dirección
Respecto a lo señalado en el último item, se aplica cuando en el proceso de la organización se exige que la Alta Dirección elabore un acta de las reuniones. Esta acta seria como un registro que evidencia los procesos de revisión por parte de la alta dirección. Además, se debe confirmar dentro el checklist que la información necesaria para esta verificación se presentó según lo establecido.
¿Cómo se aplica el Checklist en una auditoría interna?
Durante la auditoría, el uso de los checklist tiene como objetivo recopilar pruebas suficientes para determinar si el proceso auditado cumple con los requisitos establecidos. Si en caso no se dispone de información detallada sobre un proceso específico, el auditor puede centrarse en verificar los procesos de los proveedores. Para ello puede revisar las entradas del proceso, y examinar los pasos realizados en el propio proceso, evaluando los resultados y la satisfacción del cliente. Esto permitirá determinar si los trabajadores estén ejecutando el proceso de manera óptima y efectiva.
Por tanto, tener presente que, al preparar una lista de verificación para una auditoría interna, el auditor busca corregir de forma eficiente un proceso. Para ello busca confirmar que los registros generados brinden la información necesaria para garantizar el cumplimiento de los requisitos de la norma. Caso contrario, el auditor debe comunicar las no conformidades encontradas al responsable del proceso específico, indicando que es necesario tomar las medidas correctivas correspondientes. La información recabada por el auditor interno es muy importante para que la organización se encuentre preparada para afrontar a una auditoria externa. Por ello la retroalimentación debe tratarse como un aspecto de suma importancia, ya que ello permitirá corregir los errores detectados.