Cuando se habla de la Implementación de Sistemas Integrados de Gestión SIG, comprende un temas neurálgico, el cual esta relacionado con todos los aspectos productivos de la organización. Básicamente comprende actividades que van desde el Aseguramiento de la Calidad del producto con el consecuente incremento de la satisfacción del cliente. Posteriormente se llega a la etapa operativa orientada a buscar el desarrollo de métodos y procedimientos que permitan asegurar la prevención de la contaminación y el control de los riesgos de la salud y seguridad en el trabajo.
¿Qué significa el sistema integrado de gestión?
Un sistema de gestión integrado hace referencia a un sistema único diseñado de manera especifica para gestionar múltiples aspectos de las operaciones de una organización. Todo ello en sincronía con múltiples normas, como principalmente son las de gestión de la calidad, gestión ambiental y la seguridad salud en el trabajo.
¿Qué son los sistemas integrados de gestión y cuáles son sus componentes?
Este sistema de gestión se convierte en una necesidad para las organizaciones a fin de asegurar el éxito en sus actividades productivas. Dichos sistemas están conformados por componentes de tipo estratégico, táctico y operacional. Básicamente dichos componentes serian una serie de modalidades de gestión orientadas a la optimización de los procesos productivas. Se destaca entonces la gestión estratégica, gestión de innovación, gestión de mejoría, gestión de flujos y la gestión de proyectos.
Objetivos de la Implementación de Sistemas Integrados de Gestión
Todo este cumplimiento aborda el objetivo de como organización ser socialmente responsable, lo que actualmente se considera que una organización maneja su política productiva mediante los Sistemas Integrados, cuando esta implementa y cumple los requisitos de las Normas: ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y la ISO 45001:2018.
La implementación de los sistemas integrados de gestión logra un incremento significativo de la productividad de estas empresas, ya que les permite mejorar su imagen a nivel internacional. Esta reputación se debe al hecho de que se rigen bajo los principios de Calidad que mantiene a sus clientes satisfechos. Asimismo desarrollan sus actividades productivas respetando el medio ambiente y velando por la seguridad y salud de sus trabajadores.
¿Cómo debería estructurarse un sistema integrado de gestión?
Un Sistema Integrado de Gestión debería estructurarse siguiendo un patrón definido que quedaría del siguiente modo:
- Política de gestión integrada.
- Organización.
- Planificación de la implementación.
- Sistema de gestión integrada.
- Capacitación y calificación.
- Documentación del sistema y control.
- Implantación de la norma.
- Evaluación y control del sistema integrado.
- Mejora del sistema.
- Comunicación efectiva.
¿Qué normas suele considerarse en un Sistema Integrado de Gestión?
Básicamente se considera a las nuevas ISO 9001 e ISO 14001 y la ISO 45001 a quienes se ha introducido una estructura común. Esto hará que estos conocidos estándares sean más compatibles y permitan una integración más rápida y efectiva. Además de los otros beneficios de la integración, la adopción de un sistema de gestión integrado facilitará la transición a este nuevo modelo.
Para comprender como un estándar (ISO) forma parte constitutiva de un sistema integrado, es fundamental comprender cual es su origen y cual el objetivo por el que fueron creados.
Generalidades del estándar “ISO”
Es fundamental conocer mas de esta terminología:
¿Cuál es la definición de ISO?
Se conoce como ISO a la Organización Internacional para la Estandarización, la misma que tiene una estructura orgánica que emula a una federación de alcance mundial, la cual básicamente se encuentra integrada por cuerpos de estandarización internacionales de alrededor de 162 países en el mundo, donde cada país aporta un representante.
Esta organización es de naturaleza no gubernamental y se estableció en al anterior siglo en el año 1947. En principio la principal misión de la ISO es promover el desarrollo de los procesos de estandarización, así como las actividades relacionadas con esta actividad en todo el mundo.
Además se puede decir que ISO fue creada con la finalidad de facilitar el intercambio de servicios y bienes, promoviendo para ello la cooperación en los campos científico, tecnológico y económico. es por eso que todos los trabajos realizados por la ISO se consolidan finalmente en acuerdos internacionales, los mismos que posteriormente son publicados como Estándares Internacionales.
Para desvelar el significado de este acrónimo, primero se debe indicar que ISO hace referencia a una serie de términos en ingles The International Organization for Standardization, lo cual haciendo una traducción al español se refiere a una Organización Internacional de Normalización,
Por otro lado indicar que el origen del termino ISOes una palabra, que deriva del Griego “isos”, que tiene el significado de “igual”, lo cual es la raíz del prefijo iso. De esta manera ya se hable de “igual” ó “estándar”, ya se sabe el propósito de estas denominaciones.
¿Cómo esta compuesta la ISO?
La ISO en principio comprende una red de los institutos de normas nacionales en alrededor de 162 países, en cuya estructura jerárgica se tiene una Secretaría Central en Ginebra (Suiza) que coordina el sistema.
Además cuenta con una serie de delegaciones gubernamentales y no gubernamentales, los cuales a su vez se subdividen en una serie de subcomités, los mismos que se encargan de desarrollar las guías que contribuirán también al mejoramiento ambiental en todo el mundo.
Principios de la ISO
Finalmente indicar que la Organización Internacional para la Estandarización, afirmó que sus estándares son producidos de acuerdo a los siguientes principios:
- Consenso: Ya que se toma en cuenta las opiniones de todos, es decir toma en cuenta los puntos de vistas de todos los interesados.
- Aplicación Industrial Global: debido a que suministran una serie de soluciones globales con el fin de satisfacer a todas las compañías en todo el mundo.
- Voluntario: Ya que la estandarización internacional es en su esencia es de carácter voluntario, por lo que cualquier organización en el mundo podría certificar bajo este estándar, siempre y cuando cumpla con los requisitos que esta norma exige
Sistemas de Gestión
Herramientas imprescindibles dentro de las organizaciones que también se debe conocer sobre su naturaleza y alcance:
¿A que se denomina Sistema de Gestión?
Cuando hacemos referencia a un Sistema de Gestión, se habla de aquella herramienta de gestión que ayuda a conseguir las metas y objetivos de una organización mediante el empleo de una serie de estrategias, dentro de las cuales se encuentra la optimización de procesos, el enfoque enfocado en la gestión y el pensamiento disciplinado.
De esta manera por su naturaleza se puede decir que el Sistema de Gestión involucra a un conjunto de etapas unidas en un solo proceso continuo, que permite desarrollar de manera ordenada una idea hasta conseguir las mejoras planificadas, asegurando además su continuidad.
Ventajas de un Sistema de Gestión
Se dice que un Sistema de Gestión hace que las empresas funcionan como unidades completas con una visión compartida. Ello engloba la información compartida, evaluaciones comparativas, trabajo en equipo y un funcionamiento acorde con los más rigurosos principios de calidad y del medioambiente.
Generalmente en un sistema de gestión se establecen cuatro etapas bastante conocidas para el desarrollo del proceso, que convierten a este sistema en un proceso circular virtuoso y que ofrece muchas ventajas, ya que mientras este ciclo se repita de forma recurrente y recursivamente. se logrará obtener una mejora en cada ciclo.
Es así que esta mejora obtenida en cada ciclo, que implica cierta evolución comparada siempre al anterior ciclo, se le denomina la Mejora Continua de un Sistema de Gestión, que es la esencia de esta herramienta independientemente de la naturaleza del negocio donde se venga aplicando. Esta fortaleza se transmite también a los sistemas de gestión que en conjunto engloban varios estándares, constituyendo así los ya conocidos sistemas integrados de gestión.
Implementacion de un sistemas de Gestión
Se dice que la implementación de un sistema de gestión eficaz en una Organización, contribuye a mejorar sus controles operativos. Esto se debe a que permite gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros, brindando además una significativa mejora en la efectividad operativa, reducción de costos operativos, Incremento de la satisfacción de clientes y todas aquellas partes interesadas.
Por otro lado también protege la marca y la imagen de una organización, potenciando la innovación y eliminando las barreras al comercio, ya que permite a las compañías adquirir un alto nivel de competitividad. Lógicamente el beneficio será mayor cuando se de la implementación de sistemas integrados de gestión.
Para implementar un Sistema de Gestión se considera 4 etapas:
1.- Etapa de Ideación
Aquí se le da forma y se trabaja en la idea que se orienta a establecer los primeros pasos del proceso de creación, que se logra con el sistema de gestión propuesto.Dentro de las metodologías para madurar una idea, se cuenta con muchas de probada efectividad, como la ya conocida lluvia de ideas o Brainstorming, que consiste en generar la mayor cantidad posible de ideas para incrementar las posibilidades de éxito de un plan.
Básicamente este método implica que que una persona o un grupo de ellas se dedica en generar o “lanzar” ideas sin ningún tipo de restricción, enfocado siempre al tema que se está tratando.
Posteriormente se procede a analizar las ideas y a partir de un análisis se determina las ideas mas idóneas para conseguir lo buscado. En esta etapa se debe definir claramente el objetivo perseguido, respondiendo claramente a las interrogantes ¿Qué queremos lograr?, para después definir ¿Cómo lograrlo? y recién se pasa a la siguiente etapa.
2.- Etapa de Planificación
Etapa muy importante, ya que representa el punto de partida de la acción directiva. Es aquí donde ya se debería establecer los sub-objetivos y las medidas de acción para alcanzarlos.
Por tanto aquí se establece y se definen las estrategias que se utilizarán, también se define la estructura organizacional mas óptimo que se requiere. Además se define el personal al que se le asignará determinadas tareas, el tipo de tecnología que requiere, los recursos que se van a necesitar y el tipo de controles que se tendrán que aplicar durante el desarrollo del proceso.
3.- Etapa de Implementación
Aquí predomina la gestión para la consolidación de lo planificado. Esto implica ver la dirección que toman las decisiones y las acciones para conseguir los objetivos trazados. Se considera que las decisiones y acciones asumidas para lograr algún objetivo especifico, deben sustentarse. El sustento debe basarse siempre en mecanismos o instrumentos administrativos.
Esto involucra el uso o aplicación de estrategias, tácticas, procedimientos, presupuestos, planes de contingencia, etc. Estos procedimientos se encuentran sistemáticamente relacionados y que se obtienen del proceso previo de planificación.
4.- Etapa de Control
Básicamente aquí se hace referencia a una función administrativa, de carácter regulador. Por tanto aquí se verifica el funcionamiento de la actividad, proceso, unidad, sistema, etc. La verificación permite determinar si se esta cumpliendo sus objetivos o alcanzando los resultados esperados en etapas previas.
De acuerdo al planteamiento inicial, el control debería detectar los errores, fallas o diferencias, en relación a los resultados esperados. Todo esto con el fin de poder corregir cualquier evento inesperado o también asumir medidas de prevención.
Por eso se dice que el control esta relacionado con los objetivos iniciales. Por tanto en esta etapa se debería tener la capacidad de medir y cuantificar los resultados. Además se debe detectar desviaciones y establecer medidas correctivas y preventivas. que no descuide los objetivos ya trazados por la organización. Rev.
