¿A que se refiere el alcance de la norma?
Cuando se busca definir el alcance de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001:2015 se requiere que la organización sepa determinar todos los límites que involucra su actividad operativa, para lo cual es importante considerar todo tipo de actividades en los que esta involucrada la organización, incluyéndose los requisitos de la las partes interesadas y los productos y servicios que ofrece la compañía.
El alcance representa una parte muy importante del manual de calidad, ya que a través del mismo se define el punto del Sistema de Gestión de la Calidad que se extiende dentro de todas las operaciones de la compañía, detallando incluso cualquier exclusión de los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y la respectiva justificación que llevo a dicha exclusión.
Ademas la compañía debe aplicar todos los requisitos que establece la norma, para de esa manera determinar si son aplicables dentro del alcance determinado en el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa. Por tanto el alcance del Sistema de Gestión de Calidad de una empresa debe mantenerse siempre disponible y debe tratarse siempre como información documentada.
¿Que establece el alcance de la norma?
El alcance de la norma establece de manera clara y concisa los tipos de productos y servicios que una compañía ofrece, pero también debe emitirse una justificación contundente para cualquier requisito establecido en el estandar ISO 9001:2015 que la compañía considera que no es aplicable dentro del alcance de su Sistema de Gestión de Calidad.
Considerar que la conformidad con la norma ISO 9001 sólo se declara si los requisitos considerados no aplicables, no afectan a la capacidad de la empresa de asegurar la calidad de sus productos o servicios y por ende incrementar la satisfacción de sus clientes, cumpliendo así con el principio de mejora continua.
Beneficios de definir un buen alcance
El principal beneficio es que le permite a la organización contar con una clara visión sobre el tamaño del proyecto, respecto a la implementación del estándar internacional de seguridad, lo cual implica planificar dicho proceso de manera responsable, estableciendo para ello tiempos de cumplimiento, así como la logística necesaria que incluye recursos, presupuestos de acuerdo a gastos estimados en el requerimiento de una certificadora o de un consultor.
Documentación del alcance de la ISO 9001:2015
El alcance debe definirse como una información documentada, donde debe figurar información básica como las ubicaciones físicas del ámbito donde se piensa aplicar el estándar, los productos y servicios que se encuentran bajo la certificación, así como los procesos que están bajo la certificación, e incluso las exclusiones que se hayan considerado, las cuales deben mantenerse debidamente documentas con su respectiva justificación.
No olvidar que las exclusiones que se hayan considerado, no tienen porque afectar a la capacidad de la empresa en asegurar la conformidad de sus productos o servicios y con ello poder satisfacer a sus clientes. De ser el caso puede incluirse también empresas terceras que se sub contratan para desarrollar alguna actividad complementaria, la cual debe estar debidamente detallada.
Desarrollo según la norma ISO 9001
Precisamente el estándar internacional de Calidad considera todo lo relacionado al Alcance, en el apartado 4.3 de la norma ISO 9001:2015, donde se detallan todos los requisitos que se deben cumplir para establecer correctamente el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
Ademas hace referencia de que el Sistema de Gestión de la Calidad podría incluir dentro de su Alcance a todas las organizaciones, a funciones específicas dentro de la compañía, a secciones identificadas en la empresa o a funciones mediante un grupo de empresas.
Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones a la hora de determinar el ámbito de las aplicaciones:
- Los problemas internos y externos que resulten relevantes para el propósito de la empresa, de contar con la capacidad de lograr los resultados previstos.
- Los requisitos de aquellas partes interesadas pertinentes.
- Los productos o servicios que ofrece la compañía
Aplicación del alcance de la norma
En empresas reales del rubro industrial y de servicios, el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad según la norma ISO 9001 versión 2015, cubre a toda la organización. Sin embargo algunos indican excepciones en el Sistema de Gestión de la Calidad, que sólo estaría cubriendo una ubicación física, conocida también como unidad operativa independiente, que básicamente se refiere a una compañía que cuenta con una serie de sedes ubicadas físicamente en diferentes lugares o cuando sus unidades de manufactura se divide entre distintas industrias.
Para estos casos se tiene las empresas mineras que cuentan con distintas unidades operativas, cada cual con sus propios sistemas de gestión y de manera similar las corporaciones como en el caso del sector pesca industrial, donde cada planta o sede maneja de manera independiente por lo que cuentan con sus propios sistemas de gestión.
El alcance por tanto debe incluir de forma suficiente la información necesaria para determinar lo que se encuentra cubierto por los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Es decir resulta fundamental dejar en claro lo que se incluye y lo que no se incluye, ya que una declaración del alcance simple y practica, contribuye a mejorar el enfoque de los esfuerzos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Consideraciones finales
- El estándar internacional ISO 9001 es aplicable o se constituye como una solución muy conveniente cuando una organización necesita demostrar su capacidad como empresa para suministrar en forma consistente productos o servicios, los cuales cumplen con los requisitos o requerimientos del cliente, así como también cumplen con los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
- Ademas esta norma de Calidad busca mejorar la satisfacción del cliente a través de la aplicación efectiva del sistema de gestión implementado, cuyo pilar de actuación es la mejora continua.
- Los requisitos establecidos para este estándar son genéricos, por lo cual son aplicables a todo tipo de productos, ya sea que se trate de bienes o algún determinado producto, o también se aplica a los servicios que una compañía pueda ofrecer, por lo que cualquier industria o sector económico ya sea de índole privado o publico, puede adoptar dicha norma, sin importar el tamaño de dichas organizaciones.
- Al tratarse precisamente de un estándar flexible, se lograra tener un alto grado de adaptabilidad de esta norma a los sistemas de calidad pre existentes en las organizaciones, siendo esta característica, fundamental para que esta norma sea adoptada como un instrumento de mejora continua, aplicable como ya se mencionó en todo tipo de negocio, tanto del sector productivo como del rubro de servicios.