Decisión de seguir un proceso de certificación
Cuando una organización es consciente de su potencial como empresa y ademas se siente preparada para cumplir con las exigencias que demanda la adopción de una certificación internacional, puede dar el primer paso para consolidar dichas aspiraciones.
Ante tal caso una vez tomada la decisión por parte de la compañía, se debe indicar que el proceso para lograr una certificación de sistemas de gestión no es nada complicado, ya que solo hay que seguir unas pautas comunes aplicables a todas las normas de sistemas de gestión de la familia ISO, que pueden ser la ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, entre otras.
Pasos a seguir para aspirar a una Certificación
Para iniciar un proceso de certificación básicamente se debe proceder con los siguientes pasos:
Solicitud de registro
Lo cual consiste en completar un Formulario de Solicitud de Presupuesto para la norma que la organización este planificando certificar. Dichos formularios se encuentran en las páginas de cada Norma, y básicamente en este formulario se proporciona una serie de datos y detalles acerca de la empresa aspirante, para que en base a dicha información el organismo certificador pueda definir con precisión el alcance de la certificación y la duración de la evaluación a la que sera sometida.
Evaluación
Este proceso se realiza de acuerdo a los requisitos de la Norma, que básicamente comprende al menos dos visitas obligatorias, las cuales conforman la Auditoría de Certificación Inicial. A estas alturas la organización debe ser capaz de demostrar que su sistema de gestión ha permanecido operativo por lo menos un periodo de 3 meses y ademas este funcionamiento ha sido verificado de una serie de auditorías internas, a través de las cuales se ha debido de determinar la eficiencia del sistema implementado.
Certificación
El certificado es emitido básicamente por el organismo certificador, y se produce cuando se completa de manera satisfactoria la auditoría de fase 2. Ademas se debe indicar que este certificado que ostenta la organización como empresa certificada, se debe mantener solo a través de un programa de auditorías anuales de mantenimiento, ademas de una auditoría de recertificación al final de un ciclo de 3 años, luego de lo cual se reinicia el ciclo, para mantener vigente la certificación en el tiempo.
Auditoria de Certificación
Esta representa la auditoria inicial y comprende 3 fases bien definidas:
FASE 1 – evaluación de la organización
El objetivo de esta auditoría es confirmar que la organización aspirante se encuentra lista para pasar una evaluación completa, para lo cual el auditor tendrá que:
- Confirmar que el sistema de gestión existente en análisis se ajusta a los requisitos de la norma.
- Confirmar la condición o estatus actual de la implementación.
- Confirmar el alcance del certificado.
- Comprobar que se cumpla con las normas de índole legislativo.
- Realizar un informe donde se indique cualquier incumplimiento o también las oportunidades de mejora y ademas deberá concertar un plan de medidas correctivas en caso se requieran.
- Desarrollar un plan de evaluación y confirmar una fecha tentativa para la ejecución de la visita que correspondería a la fase 2 del proceso de certificación.
FASE 2 – evaluación del sistema de gestión
En esta fase la auditoria busca confirmar que el sistema de gestión implementado previamente por la organización, se ajusta en la práctica a los requisitos de la norma elegida, y con dicho proposito el auditor tendrá que:
- Realizar auditorías a los procesos y actividades señalados dentro del alcance de la certificación.
- Documentar de manera elocuente cómo el sistema implementado cumple con el estándar, para lo cual deberán valerse de evidencias objetivas que demuestren dicho cumplimiento.
- Informar sobre cualquier incumplimiento o de ser el caso sobre alguna oportunidad de mejora.
- Establecer un plan de mantenimiento o seguimiento y ademas debe acordar una fecha tentativa para la primera visita anual de evaluación del sistema.
¿Que sucede si se observa algún incumplimiento?
En caso el auditor llegue a identificar la existencia de no conformidades mayores, el certificado no se podrá emitir hasta levantar las observaciones encontradas, para lo cual se deberá implementar y verificar las acciones correctivas. Según los requisitos de acreditación, se establece que este proceso debe completarse en 6 meses, caso contrario se tendría que repetir la fase 2.
Auditoria de Mantenimiento o Seguimiento
Se debe indicar que el certificado emitido por el organismo certificador tiene una validez de 3 años, el cual se mantiene a través de auditorías de mantenimiento o seguimiento que se ejecutaran anualmente y también se tendrá que incluir una auditoría de re certificación cada 3 años, que básicamente consiste en una auditoría completa y mucho mas exhaustiva del sistema de gestión implementado.
De esta manera las auditorías de seguimiento se llevan a cabo anualmente con la finalidad de comprobar que el cumplimiento de la norma certificada se mantiene durante todo el ciclo de certificación de 3 años.
Respecto a la frecuencia y la duración de esta revisión, dependerá de ciertos factores como el tamaño y la estructura de la organización, la complejidad y riesgo de las actividades y también el número de normas del sistema de gestión que se incluyó en el alcance de la certificación. Lo fundamental de estas auditorias es que en ellas la organización debe demostrar el cumplimiento de todos los requerimientos de la norma certificada.
Manejo de los cambios de una organización
En principio las normas certificables ISO están diseñadas para tener un alto grado de adaptabilidad a las distintas realidades de las organizaciones, ya que es muy probable que estas en el tiempo puedan experimentar una serie de cambios, no solo de índole administrativo sino también en el aspecto comercial.
Por tanto las empresas deben informar sobre estas situaciones a su organismo certificador, para conjuntamente con ellos planificar la mejor estrategia de implementación de una determinada norma, adaptando de esta manera los estándares internacionales a las necesidades de la organización.